Mikor kell útnyilvántartást vezetni?

Ha szóba kerül a útnyilvántartás szó és az a kérdés, szükséges-e az ügyfeleknek útnyilvántartást vezetni, sokszor olyan alapvető fogalmak is össze tudnak keveredni, mint a kiküldetési rendelvény és az útnyilvántartás.

Tehát...

Mi az útnyilvántartás?

Az útnyilvántartás, vagy hivatalos nevén, a bírósági határozatok közül az 1995. évi CXVII. törvény 5. számú melléklete 7. pontjának megfogalmazása szerint, a gépjármű-használati nyilvántartás célja a jövedelemszerzés érdekében történő költség elszámolásának alátámasztása, ha annak alapja a felmerülés igazolásával teljesíthető. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartás készítése kötelező, függetlenül attól, hogy használt gépjárműről vagy újonnan beszerzettről van szó. Tehát az útnyilvántartás felhasználási profiltól függően céges autó vezetésével járó költségelszámoláshoz vagy költségcsökkentéshez, adóoptimalizáláshoz jó.

És a kiküldetési rendelvény?

Kiküldetési rendelvény segítségével azok a magánszemélyek, akik munkáltatójuk számára céges célból utaznak saját gépkocsijukkal, kiküldetési rendelvény vezetésével kifizettethetik munkaadójukkal a céges célból megtett kilométereket anélkül, hogy cégautóadót kéne fizetniük magánautójuk céges használata után. Az világos, hogy ez miért jó a munkavállalónak. De a munkáltatónak is lehetősége van a NAV által is elfogadott kiküldetési rendelvénnyel, legálisan béren kívül kifizetni munkavállalójukat.

 

Nem mindegy, hogyan vezetjük a nyilvántartást

 

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem saját vagy bérelt autót biztosít alkalmazottjának, hanem saját autó használatára kötelezi?

Ebben az esetben nem az útnyilvántartás a megfelelő nyomtatvány, amit ki kell tölteni, hanem a kiküldetési rendelvény.

Nézünk pár gyakori kérdést az útnyilvántartásról és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből.

• Kell-e tankolásról számla céges autó esetén?

Rövid válasz: igen. Minden tankolásról számlát kell kérnünk. Az útnyilvántartással csak a megtett km-t igazoljuk.

• Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni?

Lízingelt autó esetén minden hónapban útnyilvántartást kell vezetni, ahol a km óra állást rögzíteni kell.

• A magánutakról milyen nyilvántartást kell vezetni?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy nem vezetik külön a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Pl. egy adott hónapra elszámolnak nagyobb mennyiségű magánutat. ezzel úgy érzik, hogy megtettek mindent. Érdemes azonban nagyobb hangsúlyt fektetni a nyilvántartásra.

Az sem túl életszerű, ha egyáltalán nem tüntetnünk fel magánutat.

Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?

Mióta az áfa levonhatóság is a képbe került lízingelt autóknál a NAV áfa ellenőreire is számíthatunk.

Tipp: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslunk mindenkinek egy 80-20%-os arányt.

 

CS.SZ.